Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian PPN/Bappenas

Jakarta- Dalam Undang Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Sehubungan hal tersebut, Direktorat Aparatur Negara menghadiri kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian PPN/Bappenas yang diselenggarakan oleh Biro Humas dan Tata Usaha Pimpinan (BHTUP) Kementerian PPN/Bappenas. Kegiatan ini diselenggarakan selama 3 hari ( 21-23 Desember 2021)  di Hotel Sari Pacific, Jakarta. 

Dalam sambutannya, Ibu Dedeh Heni Herlina, S.Sos selaku Arsiparis Ahli Madya (Koordinator)  BHTUP menyampaikan bahwa kegiatan Bimtek ini diselenggarakan dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien di Kementerian PPN/Bappenas. Adapun tujuan kegiatan adalah memberikan pemahaman dan pembekalan kepada arsiparis dan pengelola arsip di Kementerian PPN/Bappenas yang akan digunakan pada pengelolaan arsip dinamis sesuai kaidah kearsipan.

Sebagai narasumber dalam kegiatan Bimtek tersebut, Bappenas mengundang Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yaitu Direktur Kearsipan Pusat, Bapak Drs.Azmi, M.Si., serta beberapa fungsional Arsiparis Ahli Madya dan Muda di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI.

Pemaparan diawali dengan penyampaian Arsip Hasil Pelaksanaan Tugas  dan Fungsi, penyelenggaraan kearsipan serta instrumen pengelolaan arsip dinamis di Kementerian PPN/Bappenas oleh Ibu Tuti Sri Widayanti, selaku Arsiparis Ahli Madya Direktorat Kearsipan Pusat ANRI. Beliau menyampaikan bahwa, arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian PPN/Bappenas terbagi menjadi 2 yaitu arsip dari fungsi fasilitatif dan arsip dari fungsi substantif. 

Terdapat 13 fungsi fasilitatif meliputi perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan,  hubungan masyarakat, perpustakaan, TI, pengawasan, perlengkapan, pendidikan dan pelatihan, kepegawaian, dan keuangan. Sedangkan 1 fungsi substantif yaitu terkait perencanaan pembangunan nasional.

Menurutnya, pengelolaan arsip pada Kementerian PPN/Bappenas  harus  diselenggarakan secara komprehensif dan terpadu meliputi penetapan kebijakan, pembinaan (sosialisasi dan bimtek), serta pengelolaan arsip. Selain itu, diperlukan sumber daya kearsipan  seperti kelembagaan, SDM, sarana dan prasarana, pendanaan, serta perlu perhatian dan dukungan dari pimpinan Bappenas.

Pemaparan selanjutnya disampaikan oleh Bapak Azmi, selaku Direktur Kearsipan Pusat ANRI. Beliau menyampaikan bahwa arsip keberadaannya harus dibatasi karena kegiatan terus menerus berlangsung dan tugas ANRI membina dalam pengelolaan arsip. Untuk mendukung sistem kearsipan nasional yang terintegrasi, diperlukan transformasi pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pemerintahan dari pengelolaan secara manual menjadi pengelolaan secara elektronik dengan aplikasi umum SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).

“SRIKANDI merupakan transformasi dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), yang telah diujicobakan di lingkungan ANRI sejak tahun 2020. Diharapkan pada tahun 2024 nanti, semua arsip sudah berbentuk digital dan terintegrasi.” paparnya. 

Di hari berikutnya, paparan dilanjutkan terkait pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif, dan penyusutan arsip yang disampaikan oleh Arsiparis Ahli Direktorat Kearsipan Pusat ANRI, Tyas Cahyani dan Arsiparis Muda Unit Kearsipan Pusat ANRI, Ibu Maryani Apriliyantini. Dalam paparannya dijelaskan bahwa pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, serta Alih Media Arsip. Dasar hukum yang digunakan adalah Perka ANRI No.9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis dan Permen PPN/Kepala Bappenas No. 8 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian PPN/Bappenas.

“Permasalahan arsip biasanya adalah tidak ada petugas khusus yang menangani arsip, baik arsip aktif dan inaktif masih bercampur (belum terklasifikasi) serta penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Oleh karenanya diperlukan pemberkasan arsip yang sesuai dengan prosedur pemberkasan” ujar Tyas Cahyani.

Di hari terakhir, dilakukan uji coba implementasi aplikasi SRIKANDI oleh Bapak Rudi Arnanjaya,  Arsiparis Ahli Muda Direktorat Kearsipan Pusat ANRI. Beliau menjelaskan bahwa tahapan pengembangan dan penerapan aplikasi SRIKANDI  diawali pada  Juli 2019 dengan Pengembangan aplikasi SIKD oleh ANRI. Selanjutnya, Agustus-Oktober 2020 dilakukan pengembangan & penetapan aplikasi SRIKANDI sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD)  sesuai amanat percepatan dalam Perpres No.95/2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

Di akhir tahun 2020, Penerapan e-Arsip Terintegrasi (aplikasi Srikandi) di instansi pemerintah sebagai output Prioritas Nasional dalam RPJMN 2020-2024. Saat ini, aplikasi SRIKANDI  sudah diterapkan di 8 instansi pusat dan daerah yang melibatkan pemangku kepentingan diantaranya Kementerian PAN RB, ANRI, Kemkominfo, dan BSSN. Selain itu, Direktorat Aparatur Negara selaku mitra ANRI mendorong percepatan implementasi aplikasi SRIKANDI di instansi pemerintah pusat maupun daerah yang menjadi salah satu output Prioritas Nasional Tahun 2022.

• By admin
• 2021-12-24
• Jakarta